Bolagsstyrning

‍Kod för bolagsstyrning
Qred är ett bankföretag med tillstånd att bedriva bankverksamhet enligt definitionen i Bank and Financial Business Act (2004:297).

ÅRSSTÄMMA

Årsstämman är Qreds högsta beslutande organ, där aktieägarna utövar sin rösträtt och där beslut fattas om bland annat bokslut och resultaträkning i årsredovisningen, ansvarsfrihet, styrelseledamöter för kommande år samt val av revisorer.

Regeringen

Styrelsen i Qred ansvarar för organisationen och förvaltningen av bolagets angelägenheter i enlighet med bland annat aktiebolagslagen och har det yttersta ansvaret för att verksamheten bedrivs i enlighet med god intern förvaltning och tillsyn.

Den interna administrationen och kontrollen av Qred formaliseras i enlighet med interna regler och riktlinjer, rutin- och processbeskrivningar och checklistor.

Styrelsen sammanträder minst fyra gånger per år och beslutar om interna regler för styrning och tillsyn, medan verkställande direktören ansvarar för att verkställa dessa i Qreds verksamhet enligt styrelsens anvisningar.

Styrelsen ansvarar för att Qred bedriver sin verksamhet etiskt och professionellt. Styrelsen ansvarar också för att identifiera och lösa intressekonflikter på lämpligt sätt och upprätthålla en förnuftig riskkultur.

Styrelsens ordförande

Styrelsens ordförande leder styrelsens arbete och ser till att styrelsen fullgör sina skyldigheter enligt aktiebolagslagen och andra tillämpliga regler. Styrelsens ordförande följer Qreds utveckling tillsammans med verkställande direktören.

Styrelsens ordförande ansvarar för att genomföra en årlig lämplighetsbedömning för att säkerställa att styrelseledamöterna, verkställande direktören och ledande befattningshavare är lämpliga för sina uppgifter i varje given situation. Vid bedömningen ska följande beaktas:

• en persons rykte
• Kunskapen, färdigheterna och erfarenheten hos personen att utföra uppgifterna
• en persons förmåga att agera ärligt, etiskt och självständigt samtidigt som man utvärderar och utmanar beslutsfattande vid behov
• förmågan hos en person att avsätta tillräckligt med tid för att utföra uppgifter.

Lämplighetsbedömningarna och deras resultat dokumenteras.

Kommittéer

Regeringen har inrättat två kommittéer för att stödja den inom vissa kompetensområden:

• Ersättningskommitté
• Risk- och revisionsutskottet

Ledamöterna i ersättningsutskottet utses årligen och består av styrelsens ordförande och en annan styrelseledamot. Ersättningsutskottet sammanträder två gånger per år och verkställande direktören och övriga styrelseledamöter kan närvara vid sammanträden när de kallas.

Risk- och revisionsutskottet sammanträder kvartalsvis före styrelsemötet och består av 2-3 styrelseledamöter och 1-3 ledande styrelseledamöter. Styrelsen utser en av utskottets ledamöter till ordförande i utskottet. Minst en ledamot i kommittén ska ha erfarenhet av att identifiera, utvärdera och hantera risker för företaget och dess direkta eller indirekta dotterbolag, och minst en ledamot måste ha redovisnings- eller revisionsförmåga.

Utskotten bistår regeringen med sakkunskap och utarbetar lämpliga råd och beredning av ärenden inom sina respektive ansvarsområden. Kommittéernas arbete regleras mer exakt i instruktionerna.

Verkställande direktör

Styrelsen utser en verkställande direktör för Qred, som har befogenhet att fatta beslut i alla frågor som inte beslutas på styrelsenivå eller bolagsstämman. Verkställande direktören ansvarar för den löpande ledningen i enlighet med styrelsens instruktioner och föreskrifter.

Verkställande direktören ansvarar för att regelverk, riktlinjer och rutin- och processbeskrivningar genomförs och att all nödvändig dokumentation är tillgänglig för anställda.

Ledningsgrupp

Verkställande direktören för ett företag stöds av en grupp rådgivare, en ledningsgrupp vars mål är att säkerställa en korrekt och effektiv drift av företaget. Ledningsgruppen bör alltid ta hänsyn till företagets och dess kunders intressen. Ledningsgruppen ska normalt träffas vid behov, men minst en gång i månaden. Verkställande direktören sammankallar en ledningsgrupp och leder möten. Möten måste ha en dagordning som registreras i mötesprotokollet.

Intern administration och kontroll

Tre försvarslinjer

Qred tillämpar principen om tre försvarslinjer för att bestämma ansvar och organisatorisk riskhanteringstillsyn.

Den första försvarslinjen består av affärsfunktioner, inklusive VD, som ansvarar för den dagliga riskhanteringen och efterlevnaden.

Den andra försvarslinjen består av en riskhanterings- och juridisk avdelning, som förutom sina många funktioner övervakar och rapporterar om Qreds risker och hur företaget följer interna och externa regler. De som övervakar den andra försvarslinjen rapporterar främst till verkställande direktören och är som regel en oberoende revisionsenhet för verkställande direktören, men måste rapportera direkt till både styrelsen och verkställande direktören.

Den tredje försvarslinjen består av avdelningen för internrevision, som rapporterar direkt till regeringen och är regeringens oberoende revisionsenhet. Den tredje försvarslinjen utvärderar verksamheten i den första och andra försvarslinjen.

Ersättningspolicy och system

Ersättningspolicy

Qred har en ersättningspolicy (”Policyn”) utformad för att beskriva och fastställa principerna för hur Bolagets ersättningssystem utformas, styrs och övervakas. Politiken bör vara konsekvent, främja effektiv riskhantering och förhindra överdrivet risktagande. Dessutom ska policyn säkerställa att kundernas intressen inte äventyras av Bolagets incitamentsprogram. Ersättningssystemet ska bidra till Qreds förmåga att nå och behålla kvalificerad personal och bidra till att uppnå bolagets långsiktiga mål.

Styrelsen är ytterst ansvarig för ersättningspolicyns innehåll, upprättande, genomförande och efterlevnad. Policyn måste regelbundet, minst årligen, ses över och vid behov uppdateras innan styrelsen godkänner den. Riskanalysen ska ligga till grund för styrelsens beslut att anta policyn. Styrelsen beslutar också att

• Ersättning till ledningsgruppen
• om ersättning till tillsynsavdelningar
• belopp och betalning av rörliga premier
• åtgärder för att övervaka tillämpningen av policyn.

Ersättningskommitté

Styrelsen har tillsatt ett ersättningsutskott.

Ersättningsutskottet ansvarar för den årliga uppföljningen och utvärderingen av bolagets ersättningssystem och för beredning av frågor som rör ersättningssystemet för styrelsen. Ersättningsutskottet följer också utvecklingen av ersättningssystemet och de omotiverade löneskillnaderna mellan män och kvinnor.

Styrelsen ska vid behov följa de ersättningsbeslut som fattas vid årsstämman.

Riskanalys

Företaget genomför en årlig riskanalys för att identifiera de anställda vars uppgifter har en betydande inverkan på företagets riskprofil. Analysen ska ta hänsyn till alla risker som företaget är eller kan vara exponerat för, inklusive risker relaterade till bolagets policy och ersättningssystem. Analysen måste göras skriftligen och bifogas denna policy. Ersättningsutskottet ska granska riskanalys innan styrelsen godkänner policyn.

Ersättningssystem

Allmänna principer

Bolagets ersättningssystem bör utformas på ett sätt som är förenligt med riskhantering och främjar en rationell och effektiv riskhantering och förhindrar överdrivet risktagande. Ersättningssystem bör uppmuntra anställda att prestera bra och hjälpa företaget att attrahera och behålla kvalificerade anställda. Ersättningssystemet bör tillämpas på ett könsneutralt sätt.

Fast lön

Fasta löner

Grunden för bolagets ersättningssystem är fast ersättning. Den fasta lönen granskas ständigt, och den första lönekontrollen sker vanligtvis 12 månader från anställningsförhållandets början. Lönegranskningar utförs vanligtvis en gång per år.

Den fasta lönen för en anställd måste fastställas på grundval av objektiva kriterier och vara i linje med marknadssituationen. Vid nya anställningsförhållanden måste en fast lön bestämmas utifrån marknadssituationen för motsvarande profiler och arbetstagarens förväntade värde. Vid kontinuerliga lönegranskningar och situationer med uppgiftsbyte, för att bestämma lönen, måste en individuell bedömning göras, baserad på arbetsprestanda, oberoende, initiativ, ansvar och personlig utveckling. Diskriminerande eller på annat sätt omotiverade skillnader mellan anställdas fasta löner får inte förekomma.

I samband med löneöversynen ska föraren gå igenom en utvecklings- och lönediskussion med arbetstagaren, som klargör kopplingen mellan arbetsuppgifter, arbetsresultat, prestation och löneutveckling.

Semesterdagarna bestäms i enlighet med gällande lagstiftning och individuellt i samband med anställnings- och löneöversynen.

‍

Variabla provisioner‍

Styrelsen beslutar om rörlig ersättning till ledamöter och anställda vars uppgifter har en betydande inverkan på bolagets riskprofil. Verkställande direktören kan besluta om övriga anställda (utanför koncernen) är berättigade till rörlig ersättning.

Bolaget tillämpar ett rörligt ersättningssystem i form av prestationsbaserade bonusprogram till verkställande direktören, ledningsgruppen och de flesta avdelningar och affärsenheter. Prestationsbaserade bonusar bör utformas så att de uppfyller kriterierna i detta avsnitt och den allmänna policyn. Kriterierna för att erhålla rörlig ersättning bör baseras på företagets övergripande resultat, liksom den anställdes individuella prestation och prestanda för den anställdes affärsenhet.

De rörliga avgifterna baseras på följande:

1. Uppnåendet av de finansiella budgetmålen.
2. verksamhetens operativa mål, och/eller
3. prestationsbaserade mål för en individ eller grupp.

De resultat på vilka rörliga avgifter beräknas baseras huvudsakligen på riskjusterad avkastning. Företaget måste ta hänsyn till både nuvarande och framtida risker, liksom kapitalkostnaden som krävs av verksamheten och likviditeten. Bolaget ska säkerställa att rörlig ersättning baseras på långsiktiga och hållbara resultat genom att utvärdera resultatet ur ett flerårigt perspektiv.

Dessutom beaktas Bolagets underliggande konjunkturrisker och affärsrisker när rörliga avgifter accepteras och betalas.

Vid definition av rörlig ersättning beaktas de anställdas individuella resultat och prestationer ur både ekonomiska och icke-ekonomiska faktorer. I icke-ekonomiska faktorer måste företaget bland annat beakta efterlevnad av interna regler, ansvarsskyldighet, kundnöjdhet och skydd av kundernas intressen.

Om Bolagets riskhantering, regelefterlevnad och internrevisionspersonal är anställd av Bolaget och har rätt till rörlig ersättning, ska Bolaget säkerställa att sådan ersättning baseras på respektive avdelnings mål, oavsett verksamhetsområdenas resultat.

Bolaget ska säkerställa att eventuell rörlig ersättning inte påverkar Bolagets förmåga att upprätthålla en adekvat kapitalbas eller stärka den vid behov.

Företaget bör upprätthålla en rimlig balans mellan fast och rörlig ersättning till anställda. Den fasta lönen till anställda bör alltid ligga på en tillräckligt hög nivå så att den rörliga räntan kan sättas till noll. Den totala ersättningen till anställda bör aldrig ligga på en nivå som skulle hota företagets kapitalbas eller förmåga att göra ett positivt resultat på lång sikt. En arbetstagares totala rörliga ersättning får aldrig överstiga 100% av den anställdes årliga fasta ersättning. Begränsningen gäller inte Bolagets försäljningsavdelning, som är helt frånkopplad från Bolagets kreditverksamhet och kreditbeslut. Den rörliga provisionen på försäljningen bör dock aldrig överstiga 10 000 euro per månad.

‍

Garanterade rörliga provisioner

Bolaget garanterar i första hand inte rörlig ersättning till anställda. Om det finns särskilda skäl för att garantera rörlig ersättning kan staten garantera en rörlig ersättning till arbetstagaren, men detta bör ske vid tidpunkten för anställningens början eller under det första anställningsåret.

‍Etiska riktlinjer och intressekonflikter‍

Qred har skapat en etisk kod utformad för att säkerställa att verksamheten bedrivs på ett etiskt ansvarsfullt och professionellt sätt i enlighet med Qreds interna och externa regler. Dessutom är syftet med denna policy att främja öppenhet, ärlighet och en företagskultur som skyddar Qreds verksamhet från korruption.

Policyn sätter gemensamma standarder för Qreds etiska förhållningssätt och underlättar anställda i situationer där tillämpliga regler eller riktlinjer saknas eller är begränsade.

Intressekonflikter

Qred har utvecklat policyer och riktlinjer för hantering av intressekonflikter som uppstår i verksamheten.

Qreds anställda förväntas alltid agera i Qreds bästa intresse och utöva gott omdöme opåverkat av personliga intressen eller lojalitet mot andra.

Ingen anställd får delta i förvaltningen eller beslutsfattandet av kreditfrågor som rör ett närstående, närstående företag eller annat liknande bedrägeririskfall. Arbetstagaren får inte heller hantera fall där han har ett personligt intresse eller frågor där ett sådant intresse ligger hos en släkting till arbetstagaren eller ett företag där arbetstagaren eller hans släkting äger en betydande andel. I en sådan situation måste arbetstagaren kopplas bort från kreditprocessen och kreditbeslutet.

Qreds anställda ska inte förvärva varor eller tjänster från nära parter utan föregående godkännande från VD och koncernchefen ska inte förvärva varor eller tjänster från nära parter utan föregående godkännande från styrelsen.