Hallinnointikoodi
Yhtiön hallinnointikoodi
Qred on pankkiyhtiö, jolla on lupa harjoittaa pankkitoimintaa pankki- ja rahoitusliiketoimintalaissa (2004:297) määritellyllä tavalla.
Yhtiökokous
Yhtiökokous on Qredin korkein päätöksentekoelin, missä osakkeenomistajat käyttävät äänioikeuttaan ja missä tehdään päätöksiä muun muassa tilinpäätöksestä ja vuosiraportin tuloslaskelmasta, vastuuvapauden myöntämisestä, hallituksen jäsenistä tulevalle vuodelle sekä tilintarkastajien valinnasta.
Hallitus
Qredin hallitus vastaa yhtiön organisaatiosta ja asioiden hallinnasta muun muassa Ruotsin osakeyhtiölain mukaisesti ja sillä on lopullinen vastuu siitä, että toiminta suoritetaan hyvän sisäisen hallinnon ja valvonnan mukaisesti.
Qredin sisäinen hallinto ja valvonta virallistetaan sisäisten sääntöjen ja ohjeiden, rutiini- ja prosessikuvausten ja tarkistuslistojen mukaisesti.
Hallitus kokoontuu vähintään neljä kertaa vuodessa ja päättää sisäisistä säännöistä hallinnon ja valvonnan osalta, kun taas toimitusjohtaja vastaa niiden toimeenpanosta Qredin toiminnassa hallituksen ohjeiden mukaisesti.
Hallitus on vastuussa siitä, että Qred toteuttaa toimintaansa eettisesti ja ammattimaisesti. Hallitus vastaa myös intressikonfliktien tunnistamisesta ja ratkaisemisesta asianmukaisella tavalla ja järkevän riskikulttuurin ylläpitämisestä.
Hallituksen puheenjohtaja
Hallituksen puheenjohtaja johtaa hallituksen työtä ja varmistaa, että hallitus täyttää velvoitteensa Ruotsin osakeyhtiölain ja muiden sovellettavien sääntöjen mukaisesti. Hallituksen puheenjohtaja seuraa Qredin kehitystä yhdessä toimitusjohtajan kanssa.
Hallituksen puheenjohtaja on vastuussa vuosittaisen soveltuvuusarvioinnin suorittamisesta varmistaakseen, että hallituksen jäsenet, toimitusjohtaja ja ylimmän johdon jäsenet ovat sopivia tehtäviinsä missä tilanteessa tahansa. Arvioinnissa otetaan huomioon seuraavat asiat:
- henkilön maine
- henkilön tietämys, taidot ja kokemus tehtävien hoitamiseksi
- henkilön kyky toimia rehellisesti, eettisesti ja itsenäisesti samalla arvioiden ja haastaen päätöksentekoa tarvittaessa
- henkilön kyky varata riittävästi aikaa tehtävien hoitamiseen.
Soveltuvuusarvioinnit ja niiden tulokset dokumentoidaan.
Valiokunnat
Hallitus on perustanut kaksi valiokuntaa tukemaan sitä tietyillä osaamisalueilla:
- Palkitsemisvaliokunta
- Riski- ja tilintarkastusvaliokunta
Palkitsemiskomitean jäsenet nimitetään vuosittain ja siihen kuuluvat hallituksen puheenjohtaja ja yksi muu hallituksen jäsen. Palkitsemiskomitea kokoontuu kahdesti vuodessa, ja toimitusjohtaja sekä muut johtajat voivat osallistua kokouksiin kutsuttaessa.
Riski- ja tarkastusvaliokunta kokoontuu neljännesvuosittain ennen hallituksen kokousta ja koostuu 2-3 hallituksen jäsenestä ja 1-3 ylemmän tason johtajasta. Hallitus nimittää yhden valiokunnan jäsenistä valiokunnan puheenjohtajaksi. Vähintään yhdellä valiokunnan jäsenellä tulee olla kokemusta yhtiön ja sen suoran tai epäsuoran tytäryhtiön riskien tunnistamisesta, arvioinnista ja hallinnasta, ja vähintään yhdellä jäsenellä tulee olla kirjanpidon tai tilintarkastuksen osaamista.
Valiokunnat avustavat hallitusta asiantuntemuksella ja valmistelevat asianmukaisia neuvoja ja asioiden valmistelua omilla vastuualueillaan. Valiokuntien työ on tarkemmin säännelty ohjeissa.
Toimitusjohtaja
Hallitus nimeää Qredille toimitusjohtajan, jolla on valtuudet tehdä päätöksiä kaikista asioista, joita ei päätetä hallituksen tai yhtiökokouksen tasolla. Toimitusjohtaja vastaa päivittäisestä johtamisesta hallituksen ohjeiden ja säännösten mukaisesti.
Toimitusjohtaja on vastuussa siitä, että säännökset, ohjeet ja rutiini- ja prosessikuvaukset toimeenpannaan ja että kaikki tarvittavat asiakirjat ovat saatavilla työntekijöille.
Johtoryhmä
Yrityksen toimitusjohtajalla on tukenaan neuvonantajaryhmä, johtoryhmä, jonka tavoitteena on varmistaa yrityksen toiminnan asianmukaisuus ja tehokkuus. Johtoryhmän tulee aina ottaa huomioon yrityksen ja sen asiakkaiden edut. Johtoryhmän tulee normaalisti tavata tarvittaessa, mutta vähintään kerran kuukaudessa. Toimitusjohtaja kutsuu johtoryhmän koolle ja johtaa kokouksia. Kokouksilla tulee olla agenda joka kirjataan kokouspöytäkirjaan.
Sisäinen hallinto ja valvonta
Kolme puolustuslinjaa
Qred soveltaa kolmen puolustuslinjan periaatetta määrittääkseen vastuun ja organisaation riskienhallinnan valvonnan.
Ensimmäinen puolustuslinja koostuu liiketoiminnan toiminnoista, mukaan lukien toimitusjohtajasta, jotka ovat vastuussa päivittäisestä riskienhallinnasta ja sen noudattamisesta.
Toinen puolustuslinja koostuu riskienhallita- ja lakiosastosta, joka monien tehtävien lisäksi valvoo ja raportoi Qredin riskeistä ja siitä, miten yritys noudattaa sisäisiä ja ulkoisia sääntöjä. Toista puolustuslinjaa valvovat henkilöt raportoivat ensisijaisesti toimitusjohtajalle ja ovat pääsääntöisesti toimitusjohtajan itsenäinen tarkastusyksikkö, mutta heidän tulee raportoida suoraan sekä hallitukselle että toimitusjohtajalle.
Kolmas puolustuslinja koostuu sisäisen tarkastuksen osastosta, joka raportoi suoraan hallitukselle ja on hallituksen itsenäinen tarkastusyksikkö. Kolmas puolustuslinja arvioi ensimmäisen ja toisen puolustuslinjan toimintaa.
Palkitsemispolitiikka ja -järjestelmä
Palkitsemispolitiikka
Qredillä on palkitsemispolitiikka ("Politiikka"), jonka tarkoituksena on kuvailla ja vahvistaa periaatteet siitä, miten yhtiön palkitsemisjärjestelmä on suunniteltu, ohjattu ja valvottu. Politiikan tulee olla yhdenmukainen, edistää tehokasta riskienhallintaa ja ehkäistä liiallista riskinottoa. Lisäksi Politiikan tulee varmistaa, ettei asiakkaiden etuja vaaranneta yhtiön kannustinjärjestelmän vuoksi. Palkitsemisjärjestelmän tulee edistää Qredin kykyä tavoittaa ja säilyttää pätevää henkilöstöä ja auttaa saavuttamaan yhtiön pitkän aikavälin tavoitteet.
Hallitus on viimeisenä vastuussa palkitsemispolitiikan sisällöstä, perustamisesta, toteuttamisesta ja noudattamisesta. Politiikkaa on säännöllisesti, vähintään vuosittain, tarkistettava ja tarvittaessa päivitettävä ennen hallituksen hyväksymistä. Riskianalyysi on tehtävä perustana hallituksen päätökselle hyväksyä Politiikka. Hallitus päättää myös:
- johtoryhmän palkitsemisesta
- valvontaosastojen palkitsemisesta
- muuttuvien palkkioiden määrästä ja maksamisesta
- toimenpiteistä Politiikan soveltamisen valvomiseksi.
Palkitsemisvaliokunta
Hallitus on nimittänyt palkitsemisvaliokunnan.
Palkitsemisvaliokunta on vastuussa yrityksen palkitsemisjärjestelmän vuosittaisesta seurannasta ja arvioinnista sekä palkitsemisjärjestelmään liittyvien kysymysten valmistelusta hallitukselle. Palkitsemisvaliokunta seuraa myös palkitsemisjärjestelmän kehitystä ja epäoikeutettuja palkkaeroja miesten ja naisten välillä.
Hallituksen tulee tarvittaessa noudattaa vuosittaisessa yhtiökokouksessa tehtyjä palkitsemispäätöksiä.
Riskianalyysi
Yhtiö tekee vuosittaisen riskianalyysin tunnistaakseen ne työntekijät, joiden tehtävillä on merkittävä vaikutus yhtiön riskiprofiiliin. Analyysissa on otettava huomioon kaikki riskit, joille yritys on tai voi olla alttiina, mukaan lukien yrityksen Politiikkaan ja palkitsemisjärjestelmään liittyvät riskit. Analyysi on tehtävä kirjallisena ja liitettävä tähän Politiikkaan. Palkitsemisvaliokunnan on tarkistettava riskianalyysi ennen kuin hallitus hyväksyy Politiikan.
Palkitsemisjärjestelmä
Yleiset periaatteet
Yhtiön palkitsemisjärjestelmän tulee olla suunniteltu tavalla, joka on yhteensopiva riskien hallinnan kanssa ja edistää järkevää ja tehokasta riskienhallintaa ja ehkäisee liiallista riskinottoa. Palkitsemisjärjestelmien tulee kannustaa työntekijöitä suoriutumaan hyvin ja auttaa yritystä houkuttelemaan ja säilyttämään päteviä työntekijöitä. Palkitsemisjärjestelmää tulee soveltaa sukupuolineutraalisti.
Kiinteä palkkaus
Kiinteät palkat
Yhtiön palkitsemisjärjestelmän perusta on kiinteä palkkaus. Kiinteä palkka tarkastetaan jatkuvasti, ja ensimmäinen palkkatarkastus tapahtuu yleensä 12 kuukautta työsuhteen alusta. Palkkakatselmukset suoritetaan yleensä kerran vuodessa.
Työntekijän kiinteä palkka on määritettävä objektiivisten kriteerien perusteella ja oltava linjassa markkinatilanteen kanssa. Uusien työsuhteiden yhteydessä kiinteä palkka on määritettävä vastaavien profiilien markkinatilanteen ja työntekijän odotetun arvon perusteella. Jatkuvissa palkkakatselmuksissa ja tehtävän muutostilanteissa palkan määräämiseksi on tehtävä yksilöllinen arviointi, joka perustuu työn suorittamiseen, itsenäisyyteen, aloitekykyyn, vastuuseen ja henkilökohtaiseen kehitykseen. Syrjiviä tai muutoin perusteettomia eroja työntekijöiden kiinteiden palkkojen välillä ei saa esiintyä.
Palkkakatselmuksen yhteydessä esihenkilön on käytävä läpi kehitys- ja palkkakeskustelu työntekijän kanssa, jossa selvennetään yhteyttä työtehtävien, työtulosten, suorituskyvyn sekä palkkakehityksen välillä.
Lomapäivät määräytyvät voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti ja yksilöllisesti työsuhteen ja palkkakatselmuksen yhteydessä.
Muuttuvat palkkiot
Hallitus päättää muuttuvista palkkioista sellaisten johtoryhmän jäsenten ja työntekijöiden osalta, joiden tehtävillä on merkittävä vaikutus yhtiön riskiprofiiliin. Toimitusjohtaja voi päättää, ovatko muut työntekijät (mainitun ryhmän ulkopuolella) oikeutettuja muuttuviin palkkioihin.
Yhtiö soveltaa muuttuvan palkitsemisen järjestelmää suoritusperusteisten bonusjärjestelmien muodossa toimitusjohtajalle, johtoryhmälle ja useimmille osastoille ja liiketoimintayksiköille. Suoritusperusteisten bonusten tulee olla suunniteltu siten, että ne täyttävät tämän osion ja yleisen Politiikan kriteerit. Muuttuvan palkkion saamisen kriteerien tulee perustua yhtiön kokonaissuoritukseen sekä työntekijän yksilölliseen suoritukseen ja työntekijön liiketoimintayksikön suoritukseen.
Muuttuvat palkkiot perustuvat seuraaviin asioihin:
- taloudellisten budjettiin liittyvien tavoitteiden saavuttaminen
- liiketoiminnan operatiiviset tavoitteet ja/tai
- suoritusperusteiset tavoitteet yksilölle tai ryhmälle.
Muuttuvien palkkioiden laskentaperustana olevat tulokset perustuvat pääasiassa riskikorjattuihin tuottoihin. Yhtiön tulee ottaa huomioon sekä nykyiset että tulevat riskit sekä liiketoiminnan vaatiman pääoman kustannukset ja maksuvalmiuden. Yhtiön tulee varmistaa, että muuttuvat palkkiot perustuvat pitkäaikaisiin ja kestäviin tuloksiin arvioimalla tuloksia monivuotisesta näkökulmasta.
Lisäksi yhtiön taustalla olevaa taloudellista kiertoa ja liiketoimintariskejä otetaan huomioon, kun muuttuvat palkkiot hyväksytään ja maksetaan.
Muuttuvaa palkitsemista määriteltäessä työntekijöiden yksilölliset tulokset ja suoritus otetaan huomioon sekä taloudellisten että ei-taloudellisten tekijöiden näkökulmasta. Ei-taloudellisissa tekijöissä yhtiön tulee ottaa huomioon muun muassa sisäisten sääntöjen noudattaminen, vastuullisuus, asiakastyytyväisyys ja asiakkaiden edun suojeleminen.
Jos yhtiön riskienhallinnan, sääntöjen ja lakien noudattamisen ja sisäisen tarkastuksen henkilöt ovat yhtiön palveluksessa ja oikeutettuja muuttuvaan palkkioon, yhtiön tulee varmistaa, että tällainen palkitseminen perustuu jokaisen osaston tavoitteisiin riippumatta siitä, miten liiketoiminta-alueet suoriutuvat.
Yhtiön tulee varmistaa, ettei mikään muuttuva palkkio vaikuta yhtiön kykyyn ylläpitää riittävää pääomapohjaa tai vahvistaa sitä tarvittaessa.
Yhtiön tulee säilyttää kohtuullinen tasapaino työntekijöiden kiinteiden ja muuttuvien palkkioiden välillä. Työntekijöiden kiinteiden palkkioiden tulee olla aina riittävän korkealla tasolla, jotta muuttuva osuus voidaan asettaa nollaan. Työntekijöiden kokonaispalkkiot eivät saa koskaan olla sellaisella tasolla, joka uhkaisi yhtiön pääomapohjaa tai kykyä tehdä positiivista tulosta pitkällä aikavälillä. Työntekijän muuttuva kokonaispalkkio ei saa koskaan ylittää 100 % työntekijän vuotuisesta kiinteästä palkkiosta. Rajoitus ei koske yhtiön myyntiosastoa, joka on täysin irrotettu yhtiön luottotoiminnasta ja luottopäätöksistä. Myynnin muuttuva palkkio ei kuitenkaan saa koskaan ylittää 10 000 € kuukaudessa.
Taatut muuttuvat palkkiot
Yhtiö ei ensisijaisesti takaa muuttuvia palkkioita työntekijöille. Jos muuttuvan palkkion takaamiselle on erityinen syy, hallitus voi taata työntekijälle muuttuvan palkkion, mutta tämä tulee tehdä työsuhteen aloittamisen yhteydessä tai ensimmäisen työvuoden aikana.
Eettiset ohjeet ja intressikonfliktit
Qred on luonut eettiset ohjeet, joiden tarkoituksena on varmistaa, että liiketoiminta hoidetaan eettisesti vastuullisella ja ammattimaisella tavalla Qredin sisäisten ja ulkoisten sääntöjen mukaisesti. Tämän Politiikan tarkoituksena on edistää lisäksi avoimuutta, rehellisyyttä ja yrityskulttuuria, joka suojaa Qredin toimintaa korruptiolta.
Politiikka asettaa yhteiset standardit Qredin eettiselle lähestymistavalle ja helpottaa työntekijöitä tilanteissa, joissa sovellettavat säännöt tai ohjeet puuttuvat tai ovat rajalliset.
Intressikonfliktit
Qred on laatinut Politiikan ja ohjeet liiketoiminnassa syntyvien intressikonfliktien hallintaa varten.
Qredin työntekijöiden odotetaan aina toimivan Qredin eduksi ja käyttävän hyvää harkintaa, johon ei vaikuta henkilökohtaiset intressit tai lojaalius muita kohtaan.
Kukaan työntekijä ei saa osallistua sukulaisen, sukulaisen yrityksen tai muun vastaavan petosriskiä kantavan tapauksen hallinnointiin tai luottoasioiden päätöksentekoon. Työntekijä ei myöskään saa käsitellä tapauksia, joissa hänellä on henkilökohtainen etu tai asioita, joissa tällainen etu on työntekijän sukulaisella tai yrityksellä, jossa työntekijä tai hänen sukulaisensa omistaa merkittävän osuuden. Tällaisessa tilanteessa työntekijä on irrotettava luottoprosessista ja luottopäätöksestä.
Qredin työntekijöiden ei tule hankkia tavaroita tai palveluita läheisiltä osapuolilta ilman toimitusjohtajan ennakkohyväksyntää, eikä toimitusjohtajan tule hankkia tavaroita tai palveluita läheisiltä osapuolilta ilman hallituksen ennakkohyväksyntää.